RSI – RICOH SMART INTEGRATION
Rozwiązanie chmurowe stworzone przez firmę Ricoh dla urządzeń tej marki. Pozwala w szybki, intuicyjny sposób połączyć hardware (urządzenie drukujące) z oprogramowaniem np. Microsoft 365 (Onedrive, Sharepoint, Salesforce).
Jakie zatem wynikają z tego korzyści w codziennej pracy i czy zakup uznamy jako koszt czy inwestycję? Odpowiedź w dalszej części artykułu.
Ricoh Smart Integration (RSI) składa się z dwóch modułów: Control+ oraz Connectors. Mogą one pracować łącznie lub oddzielnie. Każde z nich spełnia inne funkcje, decyzję o wyborze zawsze podejmujemy po analizie potrzeb Klienta. Licencje są kupowane per urządzenie w interwale rocznym, dwu- lub trzyletnim.
Bezpieczeństwo. Brak konieczności posiadania i utrzymywania drogiej infrastruktury IT rodzi pytania dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych i spełniania regulacji RODO. Już wyjaśniam, RSI jest oparty na architekturze AWS, a serwery zlokalizowane są w Niemczech, zatem spełniają wymogi RODO.
Atuty RSI. Pakiety pozwalają łatwo i szybko wdrożyć to nowe rozwiązanie. Obsługa administratora odbywa się via przeglądarka internetowa. Wdrożenie na kilku urządzeniach w kilku lokalizacjach nie stanowi problemu. Interfejs dla użytkownika jest prosty i czytelny.
Do obsługi wydruków wykorzystywany jest jeden sterownik dla wszystkich urządzeń klienta. Innymi słowy, jeśli użytkownik często podróżuje między oddziałami firmy, nie musi „zmieniać” drukarki. Zawsze drukuje tak samo, z tym że może odebrać swój wydruk na każdej drukarce posiadającej licencję. Inne udogodnienie, w trybie pracy home office, użytkownik może kliknąć „drukuj” będąc w domu, a np. za dwa dni wydrukować je fizycznie w budynku firmy. Dzięki temu Pracodawca nie musi zapewniać dodatkowej drukarki dla Pracownika, która stoi w domu prywatnym. Zapewne już w tym momencie zwraca się koszt wykupu licencji RSI. A mówimy tylko o jednym użytkowniku!
Skanowanie. Dokumenty papierowe mogą zostać zeskanowe do zdefiniowanego folderu użytkownika lub współdzielonego (np. faktury) na platformie Microsoft 365. Co ważniejsze, wspomniana faktura może być poddana procesowi OCR, tzn. otrzymujemy przeszukiwalny .pdf, plik word lub excel. Od dziś wyszukiwanie konkretnej informacji, np. nr faktury, NIP, nr zlecenia, nazwisko odbywa się za jednym kliknięciem w dobrze znanym widoku folderu Windows.
Poniżej kilka bardziej szczegółowych informacji na temat każdego z pakietów. Po więcej informacji zapraszam do kontaktu z naszą firmą.
RSI CONTROL+
Nazwa nie jest myląca. Ten pakiet umożliwia:
- Monitoring urządzeń
- Kontrola kosztów wydruków. Raporty generowane są cyklicznie w oparciu o wybrane atrybuty jak np. użytkownik, dział, maszyna.
- Wydruk podążający. Wydruk zwolniony z jednego komputera można odebrać na każdej drukarce wielofunkcyjnej Ricoh z wykupioną licencją.
- Autentykacja. Odbywa się poprzez PIN, nazwę i hasło, kartę zbliżeniową (wymagany czytnik – dodatkowo płatny jednorazowo).
- Intuicyjne dodawanie/usuwanie użytkowników. Istnieją trzy sposoby zarządzania książką adresową. Pierwszy to synchronizacja z usługą LDAP, drugi to ręczne wpisywanie na stronie www, trzeci to zbiorczy eksport pliku excel z wymaganymi kolumnami.
RSI CONNECTORS
Główną cechą i zadaniem pakietu jest integracja z usługami firm zewnętrznych (Microsoft, Google, Salesforce i własnych (email).
To narzędzie znacząco przyspieszy i usprawni proces digitalizacji papierowego archiwum w Państwa przedsiębiorstwie.
Funkcjonalności:
- Skanowanie i zapisywanie dokumentów
- Przeglądanie folderów
- OCR
- Skanowanie do wspólnych lub prywatnych folderów
- Skanowanie do emaila (jako załącznik)
